Superviseurs et Managers : Comment réussir vos Breifing's - Part 1/2 -

Dans cet article, dédié aux superviseurs et managers, je vais vous parler des différents types de Briefing et vous montrer les bonnes pratiques à suivre afin de les réussir.

1.   Préparation 

Une solide et correcte préparation vous permettra de faciliter votre discours et d’anticiper d’éventuelles  questions ou sensibles commentaires.

Etape 1: Quel type de briefing, Quel est mon but ?

   

Type de Briefing	Sujet	Objectif
Information	Nouvelles procédures	Compréhension, application
Décision	Recherche de volontaires	Prise de décision
Développement	Vendre un nouveau produit ou élément du produit	Guider et assister vos équipes-Formation-Motivation
Discussion	Une baisse de résultats	Brainstorming- Réflexion de la part de l’équipe
Action	Atteindre un certain résultat	Definir-Motiver-Faciliter

 Etape 2: Analyse basique

Il est important de se poser certaines questions afin de comprendre votre briefing et maximiser son efficacité.

§         Quel est mon objectif ?

§         Comment l’atteindre ?

§         Pourquoi atteindre cet objectif ?

§         Quel sont les éléments a prendre en compte afin d’atteindre l’objectif ?

§         Quels sont les personnes impliquer ?

§         Quand l’objectif devra t’il être atteint ? De combien de temps disposons-nous ?

Etape 3: Etudier votre audience

Mon audience a t’elle:

§         Les connaissances

§         Le temps

§         La motivation

Afin d’atteindre l’objectif?

  2.Comment communiquer votre message?

a)   Votre voix     

Optimiser votre média!

C’est utiliser le ton, la vitesse et l’énergie adaptée au résultat que vous voulez atteindre.

Elements	Effets
Une voix claire et une correcte articulation	Il est agréable de vous écouter, votre voix attire l’intérêt et votre audience est motivée, disposée à vous écouter
Une vitesse adaptée	Vous insérer un certain tempo dans votre discours. Vous pouvez produire un courant de dynamisme ou relaxer votre audience.
Un ton approprie	Instaurer une atmosphère, créer un impact
Energie	Transmission d’énergie, facilite la compréhension du message, produire un certain relief éliminant la monotonie. Diffuse des émotions (curiosité, enthousiasme …)
Des mots choisis	Certains mots génèrent un certain effet. Vous voulez obtenir du positif, soyez positif.

·        Speed – Parlez lentement concernent les points important de votre message et plus rapidement afin de créer du dynamisme, de l’enthousiasme..

·        Ton – Instaurer un climat (sérieux, formel, déception, relax, positif…)

·        Rythme – Varier longues et courtes phrases.

·        Amplitude – Accentuer votre voix sur les mots clés.

b)    Gestuel

Eliminez tous mouvements théâtraux, ne manipulez pas d’objets, ne toucher votre visage, cheveux…. vos mouvements doivent suivre la logique de votre discours

·        Garder un contact visuel avec votre audience ainsi vous optimiser votre persuasion et intérêt porte à votre message.

·        Supporter votre message, utiliser vos mains (exprimer des nombres, introduire un sujet, obtenir de l’attention.)

·        Bouger lorsque vous changer de sujets ou lorsque vous déclarez un point important de votre discours. (Avancer, soyez proche de votre audience)

·        Remuer la têtes afin de montrer votre ecoute et d’encourager un membre de votre équipe a parler.

·        Votre visage peut exprimer des émotions (surprise, intérêt, suspicion)

·        Souriez !

3.   Structure

 L’introduction 

C’est un court paragraphe contenant les points importants et les objectifs de votre briefing.

Un bon exemple!

“Bonjour a tous. Nous devons gagner 12% vis a vis de notre enquête qualité du mois dernier. Aujourd’hui nous allons donc nous concentrer sur les 3 critères a développer  Pour le mois prochain.

Primo, la qualité de notre présentation  secundo  la gestion des plaintes et tertio, la production de valeur ajoutée. ”

Quels sont les points positifs ?

 

·        Message court et succinct

(Temps approximatif : 25 seconds – Only one sentence per point to be expressed)

 

·        L’objectif est clairement mentionné

·        Les éléments sont listes

(Promo-secondo-tertio)

·        Les moyens d’atteindre l’objectif sont clairement communiques

·        Le délai d’application est clairement defini.

  

Le corps du briefing

Vous devez simplement suivre votre agenda en gardant en tête votre maximum de 15 mns.

 Le résumé

 C’est la partie la plus importante de votre briefing. C’est la dernière opportunité d’être écoute et de diffuser votre message. Le contenu de ce message sera le dernier élément retenu par votre audience.

    

Attirer l’attention

(Modulation-Ton-Gestuel)

“Bien, je voudrais l’attention de tout le monde, SVP, posez vos crayons, écoutez attentivement.”

               PAUSE

“Juste un moment, merci”

               PAUSE

“Afin de récapituler”:

               PAUSE

“Nous devons gagner 12% vis à vis de notre enquête qualité du mois dernier …”

cette séquence contient 3 techniques permettant d’obtenir l’écoute :

·        Une demande d’attention (Bien, je voudrais l’attention de tout le monde )

·        Une pause permettant d’instaurer un climat propice a l’écoute

·        Une référence indiquant le temps demande pour écoute (juste un moment)

·        Parce que vous demander à votre audience un dernier effort de concentration, votre courtoisie et politesse sont un +. (Svp, merci)

 

Un résume est comme une introduction, il se doit d’être concis, clair. Ce n’est pas le moment propice aux détails.

N’ajouter pas de nouveaux éléments au risque de perdre l’efficacité de votre résume

Utilisez ta technique du“KISS” (keep it short, simple)/ la règle des 4C .

Fin de la 1ère partie, la suite dans le prochain article :)